Analisis SWOT & Refleksi Kumpulan

 

Berikut merupakan Analisis SWOT & Refleksi Kumpulan (https://anyflip.com/nfisq/atfb/)

Pengenalan

Pengurusan masa yang baik adalah apabila kita jelas dengan setiap aktiviti yang kita laksanakan mengikut pelan rancangan yang telah ditetapkan. Apabila kita jelas tentang penggunaan masa yang terbaik, kita menjadi lebih fokus dan produktif. Pengurusan masa yang baik membantu kita mencapai matlamat yang lebih besar, mengurangkan penangguhan dan meningkatkan produktiviti. Melalui pelaksanaan projek yang dilakukan oleh kumpulan ini, kami cuba untuk menguruskan masa dengan baik, lebih produktif, lebih cekap serta memenuhi tempoh dan tarikh yang ditetapkan atau lebih berkemungkinan bagi memenuhi tarikh akhir projek. Oleh itu, kami cuba memberi tumpuan kepada tugas yang paling penting dan sensitif serta mengehadkan jumlah masa yang terbuang untuk tugas yang tidak penting.

            Pemilihan tajuk projek Bengkel KnowMe Excel : Tips and Trick pula dilihat sangat bertepatan pada masa kini. Dengan tuntutan kerja yang mendesak setiap individu yang bekerja, kami ingin memberikan peserta peluang untuk memahami kemahiran yang mudah dan ringkas di dalam Microsoft Excel tetapi pada masa yang sama sangat berguna untuk diimplimentasikan dalam kerja seharian. Ini secara tidak langsung dapat menjimatkan masa mereka mengadap lembaran Excel dengan terlalu lama kerana terbiasa menggunakan kaedah-kaedah lama yang terlalu asas di dalam aplikasi Microsoft Excel tersebut.

Beberapa kajian mendapati bahawa peratusan besar pekerjaan berkemahiran sederhana memerlukan sekurang-kurangnya asas pemahaman terhadap lembaran Excel ini, dan beberapa kemahiran tahap lanjutan. Hasil pemerhatian kami di pejabat, terdapat ramai graduan muda yang baru bekerja hanya mempunyai asas di dalam Ms Excel dengan pengetahuan serta kemahiran yang sangat terbatas. Umum mengetahui Jabatan Perangkaan Malaysia (DOSM) adalah sebuah jabatan kerajaan yang terlibat dalam pelaksanaan banci dan survei. Data-data yang dikutip akan dianalisis dan pegawai yang bekerja di DOSM perlulah mempunyai kemahiran sekurang-kurangnya dalam Microsoft Excel. Jika mereka mempunyai kemahiran menggunakan aplikasi lain seperti SPSS, SAS dan sebagainya, itu adalah kelebihan bagi pegawai tersebut.

 

Peristiwa-Peristiwa Penting

Di awal sesi perbincangan, kami merasakan projek bersama komuniti yang paling digemari oleh masyarakat di Malaysia, khususnya di tempat tinggal kami adalah projek yang berlandaskan agama. Maka dengan itu tercetuslah idea untuk melaksanakan bengkel Makhraj Huruf pada asalnya untuk memberi pendedahan kepada komuniti bagaimana cara membaca kitab Al-Quran dengan betul dan sempurna. Namun hasil perbincangan selanjutnya bersama pensyarah kami, Dr Fatin Hazwani menjelaskan sebaiknya kami menggunakan kelebihan yang ada dalam diri kami daripada menggunakan perkhidmatan pihak luar.

Dua daripada ahli kumpulan ini merupakan pegawai yang bertugas di DOSM dan kami melihat keperluan yang penting dalam memahami penggunaan Excel dalam rutin kerja seharian anggota di DOSM tersebut. Tatkala proses temuduga dibuat untuk jawatan MySTEP, antara yang wajib ditanya adalah tahap kemahiran penggunaan Excel ini. Rentetan daripada itu, timbullah idea untuk melaksanakan bengkel Microsoft Excel ini memandangkan beberapa ahli kumpulan kami mempunyai kemahiran yang luas dalam penggunaan Excel tersebut.

Tarikh pelaksanaan bengkel yang dipilih iaitu 13 dan 14 Jun 2022 adalah disebabkan terdapat kekosongan bagi bilik latihan dan kami membuat tempahan ke atas Bilik Latihan Komputer pada tarikh tersebut. Ia merupakan tempat yang sesuai untuk menampung kapasiti peserta dan mempunyai alat bantu mengajar yang lengkap untuk kegunaan kami seperti projektor, sistem audio, mikrofon dan sebagainya.

 

            Pengalaman Pembelajaran

          Kesan daripada perubahan tajuk, penyusunan cadangan semula projek menyebabkan perancangan menjadi sedikit tergendala. Mujurlah tempoh masa sesi pembelajaran semester ini adalah cukup, membuatkan kami mampu menyusun semula kerangka kerja projek kami dengan garis masa yang sesuai dan sepadan. Menjadi pelajar yang juga merupakan pekerja sepenuh masa menyebabkan setiap daripada ahli kumpulan mempunyai limitasi yang tertentu dan terbatas. Kami cuba memenuhi tuntutan masa yang sangat terhad ini untuk melakukan perbincangan sama ada melalui aplikasi Whatsapp ataupun bermesyuarat secara atas talian menggunakan platform Microsoft Teams.

          Pandemik Covid-19 telah mengubah cara dan ruang kita bekerja serta ketika menuntut ilmu. Oleh itu, kami memanfaatkan segala masa yang ada untuk melaksanakan tugasan yang dibahagikan dengan sebaik mungkin dan berbincang semula jika terdapat halangan atau perubahan di saat akhir. Seorang daripada ahli kumpulan menarik diri daripada subjek ini atas urusan keluarga menyebabkan berlaku penyusunan semula jadual kerja namun ia tidak merencatkan pelaksanaan projek yang telah dirancang. Kita perlu sentiasa bersedia sekiranya berlaku sebarang perubahan saat akhir.

          Pengalaman melaksanakan bengkel MS Excel di DOSM adalah sesuatu yang istimewa, memberikan value added kepada diri kami sebagai moderator dan urusetia bengkel tersebut. Di setiap agensi kerajaan, sesi yang sebegini dipanggil Knowledge Sharing Session atau KSS. Maka kami mengambil pendekatan yang hampir sama, memberikan latihan kepada komuniti DOSM yang terpilih untuk menyertai bengkel ini, cuma sesi KSS kebiasaannya hanya melibatkan sesi satu hala, atau sesi dua hala tanpa hands-on atau latihan kepada peserta. Melalui sokongan daripada Pengarah Kanan Bahagian Perangkaan Perkhidmatan, tiada sebarang halangan yang diterima untuk kami melaksanakan bengkel seperti ini di DOSM selagi ia tidak melibatkan kos tambahan kepada Jabatan dan tidak menyalahi etika kerja yang ditetapkan.   

 

Analisis SWOT

Menerusi analisis SWOT, kita dapat menganalisa faktor kekuatan, kelemahan, ancaman serta peluang yang diperolehi bagi pengukuhan projek kumpulan. Elemen-elemen yang dianalisa adalah seperti berikut:

Kekuatan Dalam Pelaksanaan Projek

Ketika pelaksanaan projek ini, kekuatan kumpulan kami dapat membuktikan keupayaan menguruskan masa dengan efisyen dan efektif. Tahap kesiapsiagaan setiap ahli kumpulan menjadi cerminan kepada kejayaan melaksanakan projek ini. Seperti yang dimaklumkan mengenai pertukaran projek mengikut nasihat daripada Dr. Fatin Hazwani, kami mengambil tindakan pantas untuk melaksanakan projek bengkel MS Excel ini, kerana ahli kumpulan kami mempunyai kemahiran dalam penggunaan Microsoft Office terutama MS Excel. Selain itu, kami juga mempunyai kelebihan untuk menggunakan fasiliti untuk mengadakan latihan iaitu di tempat kerja sendiri tanpa sebarang halangan serta lengkap dengan alat bantu mengajar di situ. Tunjang kekuatan projek ini adalah melalui perancangan yang tersusun dan strategik dalam tempoh yang singkat.

 

Kelemahan-Kelemahan Semasa Menjalankan Tugasan

Kelemahan projek ini adalah tempoh masa yang singkat dalam pelaksanaan serta terbatas. Inilah yang menyebabkan kami mengambil keputusan untuk mensasarkan kelompok peserta yang boleh mengikut bengkel ini. Dalam fasa endemik ini, kami masih perlu berhati-hati dan tidak boleh menawarkan penyertaan yang ramai kerana masih terdapat penyebaran wabak Covid-19. Selain itu, dalam pelaksanaan projek ini, terdapat kesukaran berkomukasi dengan pantas disebabkan kami masih berhubung secara online, kekangan kerja serta jadual kerja kami berbeza. Respon yang diberikan sesama ahli kumpulan juga agak lambat menyebabkan proses kerja menjadi tertangguh. Walau bagaimanapun, tugasan ahli kumpulan dilihat tidak seimbang, namun kami cuba mengurangkan kelemahan ini sebaiknya. Selain itu, pemilihan tajuk projek agak tersasar pada awalnya kerana kami terlewat mengenalpasti bahawa kami mampu melaksanakan projek ini tanpa penglibatan pihak luar.

 

Peluang dan Ancaman

          Meninjau peluang yang diperoleh daripada projek ini, kami dapat memberikan pendedahan kepada penggunaan MS Excel, kita dapat mengetahui elemen tips and tricks di dalam MS Excel bagi memudahcara penggunaannya. Kemahiran Excel ini secara asasnya turut dipelajari di universiti, tetapi penggunaannya tidaklah begitu menyeluruh serta penting, namun sangat penting bagi anggota di Jabatan Perangkaan Malaysia. Terdapat kursus Microsoft Office Asas yang ditawarkan di Institut Latihan Statistik Malaysia (ILSM), Sungkai Perak, tetapi kursus ini tidak ditawarkan kepada anggota MySTEP serta silibusnya terlalu asas cukup sekadar pengetahuan untuk menggunakan dan diaplikasi di tempat kerja. Oleh itu, kami juga dapat bekerjasama antara DOSM serta anggota MySTEP untuk meningkatkan mutu perkhidmatan melalui latihan.

          Pelaksanaan bengkel seperti ini turut menjadi peluang kepada kami untuk memantapkan diri sebagai pengajar dalam service learning atau e-service learning di masa akan datang. Peluang yang terbaik dalam pelaksanaan bengkel ini adalah tiada melibatkan sebarang kos. Bengkel seperti ini boleh dilaksanakan berulang kali pada tempat yang sesuai atau secara atas talian tanpa melibatkan belanjawan yang khusus. Kami juga sedia maklum apabila melibatkan pihak luar sebagai moderator atau tenaga pengajar, maka terdapat kos-kos tambahan yang perlu disediakan sedangkan kami boleh melaksanakan sendiri satu projek kendalian kami tanpa sebarang kos.  

          Jika dilihat dari segi ancaman pula, ia lebih kepada halangan yang dihadapi atau mungkin boleh terjadi ketika melaksanakan bengkel ini. Di antara ancaman yang dihadapi ketika projek ini adalah apabila seorang ahli kumpulan terpaksa menarik diri atas faktor keluar menyebabkan kami perlu menyusun semula tugasan serta kerja-kerja kumpulan yang tertunda. Tempat untuk melaksanakan bengkel juga menjadi ancaman kepada kami apabila kami mula berdiskusi sama ada perlu dibuat secara atas talian atau secara bersemuka. Mencari tempat latihan yang sesuai juga agak sukar untuk disesuaikan dengan tarikh yang dirancang disamping ketika kita masih di fasa endemik Covid-19, kami terpaksa menghadkan penyertaan sebagai langkah berjaga-jaga. Selain itu, terdapat juga peserta yang kurang pengetahuan asas dalam penggunaan MS Excel yang sedikit sebanyak melambatkan proses latihan hands-on kerana mereka merupakan anggota yang baru dilantik dan masih dalam proses pembelajaran cara kerja tetapi mereka inilah yang menjadi keutamaan kami untuk diberikan latihan yang sesuai.

 

Langkah-Langkah dan Cadangan Penambahbaikan

          Kami merasakan terdapat beberapa perkara yang perlu diperhalusi sebagai strategi pengukuhan kepada projek kumpulan ini.  Bengkel ini dilihat dapat diperluaskan kaedah penyampaiannya kerana kami mengunakan kaedah service learning dalam projek ini dan kaedah e-service learning juga sama berkesan untuk dipraktikkan serta turut mampu meningkatkan hasil perkembangan pelajar. Seperti yang telah dijelaskan, sasaran peserta kami adalah anggota MySTEP di DOSM yang terlibat secara langsung dengan penggunaan MS Excel ini, maka bengkel kami difokuskan untuk membantu mereka dalam memudahkan urusan kerja seharian mereka.

          Oleh itu, melalui pengalaman kami melaksanakan program ini, molek benar sekiranya bengkel ini dilaksanakan secara berterusan dengan mensasarkan kepada golongan pelajar di universiti disamping memberi pendedahan kepada mereka terhadap bentuk analisis yang digunakan di beberapa agensi kerajaan atau badan swasta dengan menggunakan lembaran Microsoft Excel.

          Bagi meningkatkan mutu kemahiran masyarakat setempat melalui pendidikan sepanjang hayat, e-service learning bengkel MS Excel ini juga boleh dilaksanakan kepada mereka yang berniaga kecil-kecilan atau mereka yang di peringkat start-up dalam perniagaan untuk membantu mereka membangunkan pangkalan data rangkaian hubungan perniagaan mereka atau menyediakan akaun syarikat yang ringkas dan mudah.

          Kami juga merasakan keperluan untuk memanjangkan bentuk latihan dalam bengkel seperti ini melibatkan Microsoft Office yang lain seperti MS PowerPoint yang dilihat turut berguna kepada mahasiswa muda supaya mereka diberikan pendedahan mengenai ciri-ciri format persembahan yang sesuai dan bertetapan dengan konsep dan budaya korporat, iaitu ringkas tetapi padat, kombinasi warna atau pengunaan tona pada templat yang sesuai dan tidak kelihatan seperti badut serta berkonsep videografik yang lebih digemari pada masa kini.  

 

Kesimpulan

            Melalui laporan refleksi ini, kami ingin menyimpulkan beberapa perkara dari segi pengurusan masa, analisis SWOT serta projek service learning ini. Analisis SWOT ialah rangka kerja yang mudah tetapi berguna untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi dalam kumpulan kami. Sedikit sebanyak ia membantu kami menumpukan pada kekuatan, meminimumkan ancaman dan memanfaatkan peluang yang tersedia untuk kami dengan sebaik mungkin. Kita tidak seharusnya menyerah kalah dengan kesilapan atau kelemahan  serta terbeban dengan masalah. Tugas ahli kumpulan akan sentiasa melengkapi bagi menyelesaikan projek ini dengan jayanya.

Masa adalah sumber berharga yang memerlukan pengurusan yang teliti, kerana ia boleh membantu untuk mendapatkan kawalan yang lebih baik ke atas pelaksanaan projek ini. Walau bagaimanapun, pemahaman tidak mencukupi untuk memperoleh kawalan penuh dari semasa ke semasa, maklumat dan niat harus diubah menjadi tindakan. Walaupun kami merasakan ada masa yang cukup untuk mencapai sasaran ke atas perancangan kami, namun tetap ada sesuatu halangan yang membatasi usaha dan keberhasilannya. Dalam erti kata lain, kami semua masih mempunyai perjalanan yang panjang untuk menguasai kemahiran pengurusan masa dan pembelajaran kali ini mendidik kami untuk lebih cekap dalam menguruskan masa agar lebih proaktif dan produktif.

Akhir sekali, mengupas mengenai projek kumpulan iaitu Bengkel KnowMe Excel : Tips and Trick ini. Impaknya sangat positif, kerjasama ahli kumpulan yang padu, bengkel berlangsung dengan baik, peserta memberikan respon yang baik seperti yang diminta. Mungkin kami boleh meniti peluang di masa akan datang untuk melakukan bengkel yang sama dengan input yang berbeza dengan memberi peluang kepada mereka yang sangat memerlukan arahan yang pantas dalam MS Excel ini bagi memudahcara kerja analisis yang kompleks. Bagi memupuk penghargaan terhadap kepelbagaian budaya dalam norma kerja yang baru, service learning atau e-service learning dapat membantu memupuk pemahaman, penghargaan dan keupayaan yang lebih besar dalam diri kami sebagai pelajar untuk berhubung dengan orang dari pelbagai latar belakang dan situasi kehidupan. Ia memberi peluang terutamanya kepada belia bukan sahaja untuk mendekati orang lain tetapi juga untuk memahami nilai perbezaan antara individu dan masyarakat. Akhir kata, kalau tidak dipecahkan ruyung, manakan dapat sagunya.